Poista kaksoiskappaleet Google Sheetsissä valitsemalla käsiteltävä tietoalue ja avaamalla tietokoneella kaksoiskappaleiden poistotyökalu. Englanninkielinen valikkopolku on Data > Data clean-up > Remove duplicates. Valitse vertailtavat sarakkeet ja ilmoita, sisältääkö alue otsikkorivin. Jos haluat säilyttää alkuperäiset tiedot, tee erillinen lista kaavalla =UNIQUE(A2:A100).
Poista kaksoiskappaleet valikkotyökalulla
Tee ensin kopio käsiteltävistä tiedoista, etenkin jos taulukossa on asiakas-, tilaus- tai muita tärkeitä tietoja.
- Avaa laskentataulukko tietokoneella Google Sheetsissä.
- Valitse koko käsiteltävä tietojoukko, esimerkiksi
A1:C100. Ota mukaan kaikki samaan tietueeseen kuuluvat sarakkeet. - Avaa tietojen käsittelyvalikko ja etsi kaksoiskappaleiden poistotoiminto. Englanninkielinen polku on Data > Data clean-up > Remove duplicates.
- Ilmoita, sisältääkö valinta otsikkorivin.
- Valitse sarakkeet, joiden arvojen perusteella rivit katsotaan kaksoiskappaleiksi.
- Vahvista poisto painikkeella Remove duplicates tai sen suomenkielisellä vastineella.
Googlen mukaan samat arvot lasketaan kaksoiskappaleiksi, vaikka kirjainkoko, muotoilu tai solujen kaavat eroaisivat. Jos valitset vain yhden solun tietoalueen sisältä, poisto kohdistuu koko alueeseen. Rajaa siksi käsiteltävä alue itse. Googlen kaksoiskappaleiden poisto-ohje.
Ratkaise ensin, mikä on kaksoiskappale
Alueen valinta ja vertailusarakkeiden valinta ovat eri asioita. Esimerkiksi asiakaslistasta kannattaa valita nimi, sähköposti ja puhelinnumero yhdessä, vaikka vertailisit vain sähköpostia. Näin käsittelet tietueita kokonaisuuksina.
| Tavoite | Vertailuun valittavat sarakkeet |
|---|---|
| Poistaa keskenään samanlaiset tietueet | Kaikki tietueen sarakkeet |
| Poistaa saman sähköpostiosoitteen toistot | Vain sähköpostisarake |
| Poistaa saman tilausnumeron ja tuotekoodin yhdistelmän toistot | Tilausnumero ja tuotekoodi |
Tarkistusesimerkki: sama sähköpostiosoite ja kaksi eri puhelinnumeroa eivät välttämättä tarkoita turhaa riviä. Jos vertailuun valitaan vain sähköposti, puhelinnumerojen ero ei estä kaksoiskappaleeksi tulkitsemista. Tarkista tällaiset ristiriidat ennen poistoa.
Tee erillinen lista UNIQUE-kaavalla
Kirjoita tyhjään soluun lähdealueen ulkopuolelle, esimerkiksi D2:een:
=UNIQUE(A2:A100)Kaava palauttaa A-sarakkeen eri arvot niiden ensimmäisen esiintymisen järjestyksessä. Se ei poista tai korvaa alkuperäistä aluetta. Valitse lähdealue todellisen aineiston mukaan ja jätä tulokselle vapaata tilaa.
Jos haluat vertailla kokonaisia rivejä kolmesta sarakkeesta, käytä:
=UNIQUE(A2:C100)Tällöin vertailu koskee koko A–C-sarakkeiden yhdistelmää, ei vain A-sarakkeen tunnistetta. Tavallinen UNIQUE palauttaa yhden esiintymän kustakin erilaisesta rivistä. Se ei siis jätä pois kaikkia rivejä, jotka esiintyvät useammin kuin kerran. Googlen UNIQUE-funktion ohje.
Korosta toistuvat arvot ennen poistoa
Kun haluat tarkistaa A-sarakkeen arvot silmämääräisesti:
- Valitse alue
A2:A100. - Avaa Muoto > Ehdollinen muotoilu.
- Valitse Muotoile solut jos > Oma kaava on.
- Syötä alla oleva kaava, valitse korostusväri ja napsauta Valmis.
=LASKE.JOS($A$2:$A$100,A2)>1Esimerkki käyttää Googlen suomenkielisen ohjeen funktionimeä ja pilkkua argumenttien erottimena. Kaavan kirjoitusasun on sovittava taulukkosi asetuksiin. Korostus koskee kaikkia toistuvan arvon esiintymiä, myös ensimmäistä. Riviviittauksen A2 pitää vastata valitun alueen ensimmäistä riviä. Korostus ei poista tietoja. Googlen ehdollisen muotoilun ohjeessa on vastaava korostusesimerkki.
Puhelimella ja ongelmatilanteissa
Androidilla ja iPhonella voit kirjoittaa kaavoja Sheets-sovelluksessa. Napauta tyhjää tulossolua, syötä esimerkiksi =UNIQUE(A2:A100) ja hyväksy kaava. Tämä tekee erillisen tuloslistan, ei poista lähderivejä. Valikkotyökalulla tehtävään poistoon voit käyttää yllä olevia tietokoneohjeita. Google dokumentoi kaavojen syöttämisen sekä Androidille että iPhonelle ja iPadille.
Jos UNIQUE näyttää edelleen samanlaisia arvoja: tarkista tekstien lopussa olevat välilyönnit ja muut piilossa olevat tekstierot. Google mainitsee ne mahdolliseksi syyksi näennäisille kaksoiskappaleille. Tarkista myös, että lukujen muotoilut ovat yhtenäisiä, esimerkiksi prosentit prosentteina ja rahamäärät rahamuodossa. UNIQUE-ohje.
Ylimääräisten välilyöntien siivouksen englanninkielinen valikkopolku on Data > Data cleanup > Trim whitespace. Toiminto poistaa alussa ja lopussa olevia sekä ylimääräisiä välilyöntejä, mutta ei sitovia välilyöntejä. Googlen välilyöntien siivousohje.